Tugas RPL Penjadwalan Proyek Kuantitatif

Tugas RPL Penjadwalan Proyek Kuantitatif

Fungsi dan proses perencanaan kuantitaif

Dari definisi manajemen proyek, perencanaan menempati urutan pertama dari fungsi-fungsi lain seperti mengorganisir, mengkoordinir, memimpin, dan mengendalikan. Perencanaan dalah proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya.

            Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai member pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan patokan yang telah digariskan.

A.    Mengambil Keputusan

Salah satu lingkup perencanan adalah mengambil keputusan, karena hal tersebut diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan dating. Suatu perencanaan yang tepat disusun secra sistematis, dan memperhatikan factor objektif yang berfumgsi sebagai:

1     Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek

2     Dasar pengaturan alokasi sumber daya

3     Pendorong para perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari pentingnya unsure waktu

4     Selaku pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

B.     Proses dan Sistimatika Perencanaan Proyek

B.1 Menentukan Tujuan

Tujuan atau Goal organisasi atau perusahaan dapat diartikan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. Misalnya, tujuan perusahaan adalah meningkatkan nilai saham perusahaan dipasaran

B.2    Menentukan Sasaran

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin tercapai tujuannya. Dalam kegiatan diatas, kegiatan proyek dapat digolongkan sebagai kegiatan dengan sasaran yang telah ditentukan. Agar perusahaan dapat mencapai tujuannya, terlebih dahulu dicapai sasaran proyek yaitu,  biaya, jadwal dan  mutu.

B.3  Mengkaji Posisi Awal Terhadap Tujuian

Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi pada saat awal terhadap sasaran yang telah ada. Misalnya, berapa besar sumber daya yang tersedia dalam bentuk dana, peralatan dan tenaga yang telah ada

B.4  Memilih Alternatif

·         Dalam usaha meraih tujuan atau sasaran, tersedia pilihan tindakan atau cara mencapainya. Pengkajian dicoba dengan menjawab pertanyaan berikut:

·         Apakah alternative yang dipilih memiliki cukup keluwesan untuk menghadapi perubahan keadaan yang mungkin timbul

·         Apakah yang dipilih merupakan alternative terbaik untuk memenuhi tuntuttan proyek akan jadwal, biaya dan mutu

·         Apakah alternative yang dipilih telah mempertimbangkan tersedianya sumber daya pada saat yang diperlukan

·         Apakah telah dipikirkan penggunaan teknologi baru ?

B.5 Menyusun Rangkaian Langkah Mencapai Tujuan

Proses ini terjadi dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memeperhatikan berbagai batasan.

C. Perencanaan Dasar dan Perencanaan untuk Pengendalian

Dalam menyelenggarakan proyek, tahap dan kegunaan perencanaan dibedakan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan untuk pengendalian. Selanjutnya dipersiapakan, anggaran, jadwal, penetapan standar mutu, organisasi pelaksana, pengisian personil, serta urutan langkah pelksanaan pekerjaan

C.1  Siklus Perencanaan dan Pengendalian

Dengan adanya siklus perencanaan dan pengendalian dan koreksi yang terus menerus, maka akibat penyimpangan itu dapat ditekan sekecil mungkin sehingga kesulitan besar untuk mencapai sasaran proyek dapat dihindari

Suatu perencanaan terutama perencanaan dasar, yang berupa anggaran atau jadwal induk, hendaknya bersifat luwes (flexible), dalam artian dapat disesuaikan tanpa merubah masalah prinsif. Bila mana hal tersebut dipendang perlu, seperti perubahan situasi dan kondisi pada waktu pelaksanaan yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya Misalnya, perubahan nilai tukar mata uang atau peraturan-peraturan baru dari pemerintah.

HIRARKI PERENCANAN

MENETUKAN TUJUAN DAN SASARAN

MERUMUSKAN PERENCANAAN STRATEGIS

MENJABARKAN PERENCANAAN OPERASIONAL

                        Paket kerja /SRK

                                          Organisasi

                                          Anggaran

                                          Jadwal

                                          Tenaga Kerja

                                          Program Mutu

D.      PERENCANAAN STRATEGIS

            Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang meliputu pengambilan keputusan tentang kebijakan (policy) untuk mencapai sasaran dalam usaha memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan seperti ini berurusan dengan masalah-masalah kegiatan organisasi yang bersifat mendasar, berdampak jauh dan memberikan kerangka bagi perencanaan operasi pelaksanaan.

1     Go or not to go bagi kelanjutan proyek

2     Menentukan filosofi desain

3     Menentukan bobot sasaran pokok

4     Memilih macam kontrak

5     Menentukan mekanisme pelaksanaan, yaitu memilih antara dikerjakan sendiri oleh pemilik atau memakai jasa kontraktor atau konsultan atau kombinasi

E.     PERENCANAAN OPERASIONAL

Perencanaan operasional adalah perencanaan terinci yang dimaksudkan untuk menjabarkan segala sesuatu yang telah digariskan dalam perencannaan strategis. Jadi perencanaan operasional merupakan program pelaksanaan (action plan) untuk mencapai sasaran. Misalnya, pada tahap implementasi fisik, program ini dikenal sebagai Rencana Implementasi Proyek (RIP) sbb:

1     Apakah materi RIP telah mengikuti perencanaan strategis ?

2     Adakah sumber daya tersedia untuk mencapai sasaran tersebut ?

3     Bagaimana dampak proyek baru terhadap beban pekerjaan yang telah ada ? Apabila melebihi bagaimana memecahkannya ?

4     Apakah terdapat peralatan Long delivery item yang membutuhkan waktu manufaktur atau pabrikasi yang lama ?

5     Apakah dasar filosofi desain , telah digariskan secara jelas ?

6     Apakah kebijakan subkontrak, pembelian dan pemakaian jasa dalam kaitannya dengan partisipasi nasional batasannya telah digariskan dengan jelas ?

F.     UNSUR-UNSUR PERENCANAAN OPERASIONAL

Perencanaan operasional proyek terdiri dari beberapa unsure sbb:

a.    Perencanaan lingkup proyek dan penyusunan Struktur Rincian Kerja (SRK)

b.    Rancangan organisasi yang akan menangani proyek

c.    Rencana Jadwal kegiatan

d.    Perkiraan biaya atau anggaran

e.    Proyeksi keperluan tenaga kerja (man-power loading), material dan peralatan

G.    Perencanaan Lingkup Proyek dan Penyusunan SRK

Lingkup proyek mengidentifikasi perwujudan apa yang diinginkan oleh proyek. Misalnya, suatu proyek E-MK merencanakan untuk mendirikan kilang minyak, maka lingkup proyeknya meliputi :

1     Unit pemurnian umpan (bahan mentah)

2     Unit proses pengolahan utama

3     Unit pemurnian produk

4     Unit utility dan penunjang

5     Fasilitas dermaga dan tangki

6     Perkantoran, control-room, perumahan dan bangunan sipil lainnya

            Semua butir-butir diatas didefinisikan lagi lebih lanjut dengan lebih terinci, misalnya, berapa besar kapasitas produksi unit pengolahan, volume tangki penimbun, derajat kemurnian produk, luas perkantoran, jumlah unit perumahan pegawai , dll.

H.    Menyusun SRK (work breakdown structure)

SRK merupakan sarana untuk perencanaan, pemantauan dan pengendalian. Dari gambaran proyeki secara utuh akan terjadi pembagian menurut hirarki yang makin lama makin terinci dengan lingkup yang juga semakinmnegecil, sedangkan kompleksitasnya maikin berkurang sampai akhirnya dianggap manageable)

1     Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja

2     Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya

3     Dapat direncankan jadwal pelaksanaannya dan anggarannya

4     Mudah diukur kemajuan kinerjanya

5     Apat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya

6     Bila diintegrasikan dengan SRK, yang lain akan merupakan lingkup proyek secara menyeluruh

Dari segi penanganan terhadap risiko, dengan membagi lingkup proyek menjadi sejumlah paket kerja, berarti memungkinkan mengisolasi didalam risiko didlam SRK diatas. Menyusun SRK umumnya dilakukan dengan pendekatan top-down dengan maksud mencegah adanya bagian-bagian yang tertinggal dan memungkinkan pengaturan langsung agar komponen-komponen tersebut tetap berorientasi ketujuan proyek.

I.       Teknik dan Metode Perencanaan

Dalam usaha meningkatkan kualitas peerencanaan proyek telah diperkenalkan berbagai teknik dan metode perencanaan dalam penyusunan jadwal, antara lain bagan balok atau bar-chart , analisis jaringan kerja (CPM, PERT, PDM, GERT, DLL) . Penggunaan keempat metode tersebut hendaklah memperhatikan hal-hal berikut :

1     Ketepatan pemilihan teknik dan metode yang dipergunakan

2     Penguasaan sepenuhnya oleh perencana

3     Pemahaman aplikasinya oleh penyelia yang hendak menerapkannya ke lapangan

J.      Top-Down

Pendekatan top-down berarti perencanaan dimulai dari atas kebawah , dimana proyek digambarkan sebagai satu lingkup kegiatan utuh dari pekerjaan awal sampai penutupan. Selanjutnya adalah memecah lebih lanjut menjadi komponen-komponen kegiatan dengan memepertimbangkan berbagai factor seperti, fungsi, lokasi, sifat dan jenis pekerjaan, ukuran dan lain-lain menjadi paket kerja . Kelebihan metode ini adalah adanya pemecahan yang bertingkat-tingkat yang membentuk semacam hirarki piramida sehingga akan mempermudah pengelolaan dan memperkecil kemungkinan adanya bagian-bagian yang terlewatkan.

K.    Bottom-Up

Bottom-up sangat berlawanan dengan top-down , karena metode bottom-up memecah proyek menjadi rincian-rincian komponen. Kegiatan proyek dapat dikerjakan secara pararel, maka jadwal proyek secara keseluruhan dihitung berdasarkan kurun waktu semua komponen-komponen kegiatan proyek

L.     Perecanaan yang Efektif

Proses implementasi sebuah perencanaan yang efektif adalah,

1     Penyampaian perencanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengannya. Bagi perencanaan strategis para atasan yang memiliki posisi pimpinan pelaksana , hendaknya mengerti dan menguasai sepenuhnya akan maksud arti perencanaan

2     Penjabaran perencanaan yang bersifat umum menjadi suatu action plan. Untuk proyek penjabaran ini dikenal sebagai rencana implementasi proyek (RIP)

3     Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter kuantitatif. Misalnya pada perencanaan jadwal proyek digunakan pencapaian milestone sebagai tolok ukur menilai kemajuan pekerjaan

4     Adanya pengkajian ulang (review) secara periodic. Hal ini karena sifat kegiatan proyek yang dinamis, maka ada bagian-bagian yang mungkin belum sepenuhnya terantisipasi pada perencanaan sebelumnya

5     Penyusunan perencanaan yang realistis yang tidak terlalu optimistis atau konservatif

6     Dipikirkan suatu contingency untuk menanggulangi situasi yang tidak terduga . Hal ini mencegah jangan sampai tersudut ke posisi yang tidak siap.

M.   Fungsi dan Proses Pengendalian

Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan , nerancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah :

a.    Menentukan sasaran

b.    Definisi lingkup kerja

c.    Menentukan standard dan criteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran

d.    Merancang/Menyusun system informasi, pemantauan dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan

e.    Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, criteria dan sasaran yang telah ditetapkan.

f.     Mengadakan tindakan pembetulan

N.    PENGENDALIAN PROYEK YANG EFEKTIF DAN TIDAK EFEKTIF

M.1 Pengendalian Proyek yang Efektif

1     Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang digunakan harus cukup peka sehingga dapat mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan selagi masih awal. Sehingga dapat dilakukan koreksi pada waktunya sebelum menjadi besar sehingga sulit untuk dilakukan perbaikan

2     Bentuk tindakan yang dilakukan tepat dan benar. Untuk hal ini diperlukan kemampuan dan kecakapan menganalisis indicator secara akurat dan obyektif

3     Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya strategis yang dilihat dari segi penyelenggaraan proyek. Dalam hal ini dipetrlukan kecakapan memilih masalah yang strategis agar sumber daya yang digunakan benar-benar efisien

4     Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan masalah dan penemuan, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun pelaksana proyek yang bersangkutan, agar tindakan koreksi yang diperlukan segera dapat dilaksanakan.

5     Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlkan, dan biaya yang digunakan tidak boleh melebihi faedah atau hasil dari kegiatan tersebut

M.2 Pengendalian Proyek yang Tidak Efektif

1     Karakteristik Proyek yang umumnya kompleks, melibatkan banyak organisasi peserta dan lokasi kegiatan yang sering berpencar-pencar letaknya sehingga mengakibatkan sulit mengikuti kinerja masing-masing kegiatan dan menyimpulkan menjadi laporan yang terkonsolidasi

2     Kualitas Informasi, Laporan yang tidak tepat waktunya dan tidak pandai memilih materi akan banyak mengurangi faedah suatu informasi, ditambah lagi dengan bila didasarkan atas informasi atau sumber yang tidak kompeten

3     Kebiasaan, Diorganisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari bidang-bidang fungsional seperti , teknik operasi, pengadaan, marketing, dll. Dengan pekerjaan yang sifatnya rutin dan stabil, mereka sudah mapan dengan sikap dan kebiasaan yang selama ini dialami. Pimpro henxdaknya sejak awal menyiapkan diri dan mencari solusi yang spesifik jika menghadapi masalah-masalah seperti diatas.